बैठक व्यवस्थापन र माइन्यूट लेखन – “खरिदार विशेष”

बैठक (Meeting)

Meeting is a situation in which two or more people meet together for formal group discussion about a specific problem, issues, predetermined topic.

दुई वा दुई भन्दा बढी व्यक्ति/पदाधिकारी वा समूहबीच निश्चित उद्देश्यमा केन्द्रित रहेर पूर्वनिर्धारित समय र स्थानमा वा आकस्मिक रुपमा गरिने औपचारिक भेटघाट तथा छलफल मिटिङ्ग वा बैठक हो । वैठक  लिखित वा अलिखित हुन्छ ।

कार्यास्थलमा विभिन्न स्तर तथा प्रकारका बैठक सञ्चालन वा सहभागी हुनुपर्ने हुन्छ । जुन यस प्रकार छन् ।

स्तर : अन्तर्राष्ट्रियस्तर, राष्ट्रियस्तर, प्रादेशिकस्तर, अन्तरप्रदेश, मन्त्रालयस्तर, विभागीयस्तर, कार्यालयस्तर, शाखा, महाशाखास्तर (स्थानीय तह मा हेर्दा: अन्तरपालिका स्तर, पालिकास्तर, शाखास्तर, वडास्तर, अन्तरवडास्तर, आदि ।)

प्रकार/किसिम :

• नियमित वा आकस्मिक,
• औपचारिक वा अनौपचारिक,

उद्देश्य अनुसारः

• Status Update Meetings,
• Information Sharing Meetings,
• Decision Making Meetings,
• Problem Solving Meetings,
• Innovation Meetings,
• Team Building Meetings, etc

मिटिङ्ग गर्नुको उद्देश्य

Thill and Bovee, “Meetings are called to solve problems or share informations.”

• फोन वा पत्र बाट मात्र समस्याको गहनतामा पुगी उद्देश्य पूरा नहुने भएर,
• धेरै पदाधिकारी वा संस्था एकै स्थानमा बसेर छलफल गर्नुपर्दा,
• लिखित निर्णय आवश्यकता परेर,
• एकआपसमा परिचय गर्न/ आत्मियता बढाउन,
• प्रगति प्रतिवेदन लगायत अन्य सूचना दिन,
• कुनै लेनदेन गर्न, निर्णय गर्न,
• विविध समस्याहरुको समाधान गर्न,
• कानून बमोजिम नियमित बैठकहरु गर्नुपर्ने भएर,
• जटिल विषयमा निर्णय निर्माण गर्न ।

बैठक व्यवस्थापन

बैठकको योजना तय, बैठकको तयारी, बैठक सञ्चालन देखि बैठकको माइन्यूट लेखन तथा निर्णय कार्यान्वयन सम्मको समग्र प्रक्रियाको व्यवस्थापन बैठक व्यवस्थापन भनिन्छ । अर्थात बैठकको तयारीदेखि अन्त्यसम्म गर्नु पर्ने सम्पूर्ण कुराहरुको उचित व्यवस्थापन नै बैठक व्यवस्थापन हो ।

बैठक मर्यादित र योजनाबद्ध हुनुपर्छ, यसको संचालन गर्ने निश्चित विधि हुन्छन् । बैठकका सहभागीहरुले आफ्ना कुराहरु पालैपालो राख्ने, सिलसिलाबद्ध, स्पष्ट र विषय केन्द्रित भएर छलफलमा भाग लिने जस्ता कुरा बैठक व्यवस्थापन शैली भित्र पर्दछन् ।

बैठक व्यवस्थापनको समग्र प्रक्रिया

एउटा बैठक तयारी देखि अन्त्य सम्म निम्नानुसारका कार्यहरु गर्नुपर्ने हुन्छ ।

१. बैठक राख्नु भन्दा अगाडी निम्न कुराहरु विचार गर्ने: के त्यो बैठक आवश्यक नै हो ? एजेण्डा के के हुनेछन् ? को को व्यक्ति सहभागी हुनुपर्ने हो ?

२. बैठक अगाडी गर्नुपर्ने तयारी: एजेन्डा (छलफलका विषयहरु/कार्यसूची) तयारी, एजेण्डा स्लाइडमा प्रस्तुत गर्ने भएमा स्लाइड तयारी र पूर्वसूचना, अध्यक्षता गर्ने र सहभागीहरु, बैठक सञ्चालन गर्ने मिति, समय र स्थान, नोट तयार गर्ने र निर्णय लेख्ने व्यक्तिको छनौट ।

३. बैठकको दौरान: अध्यक्षता ग्रहण र बैठक सञ्चालक पहिचान, एजेण्डा प्रस्तुती र अन्त्यमा छलफल, एजेन्डाहरु स्लाइडमा प्रस्तुतिकरण गर्ने, नोट तयार गर्ने, निर्णय तयार र प्रमाणित ।

४. बैठक पश्चात: माइन्यूट प्रमाणिकरण, वितरण/सार्वजनिकिकरण र कार्यान्वयन, बैठक/माइन्यूटको फलोअप।

बैठकका नराम्रा पक्ष / कमी कमजोरीः

एजेण्डा : स्पष्ट नहुने, सबैलाई पूर्वजानकारी नहुने, एजेण्डामा पर्याप्त छलफल नहुने, छलफलमा एक वा दुईले बढी समय लिने अरुले हो मा हो जनाउने ।

मिति : सबैलाई मिल्ने तोक्नुपर्नेमा आयोजकको समयलाई मात्र ख्याल गर्ने ।

समय : शुरु हुने तोकिने तर अन्त हुने नतोकीने, समयमा सुरु/अन्त नहुने, एजेण्डागत समय निर्धारण नहुने, एक वा दुई सहभागीले सबै समय लिने ।

स्थान : सकेसम्म आफुलाई मात्र पायक पार्ने, सकेसम्म आफ्नै कुर्सीमा बसेर गर्ने ।

छलफलको समयमा : कम्प्यूटर र मोवाईलमा रम्ने, विषयको पूर्वतयारी गरेर नआउने र उठेका विषयमा दलगत वा व्यक्तिको पहिचान वा हैसियतलाई सोचेर बोल्ने  (biased भएर प्रस्तुत हुने), समस्या समाधानका लागि भन्दा पनि बोल्नका लागि बोल्ने, Seriousness/ Sincerity को न्यूनता/अभाव ।

बैठकको अन्त र फलोअप : एजेण्डा सारांशमा नटुगिंने ( निर्णय के भयो भन्ने नै थाहा नहुने), प्रमाणिकरण हुने तर सार्वजनिकीकरण नहुने, तुरुन्तै कार्यान्वयनमा नलैजाने, फलोअप बैठक नहुने, भैहाले पनि पहिलेको निर्णयको कार्यान्वयन अवस्था थाहा नहुने ।

अन्य : मिटिङ्गको आवश्यकता नै पहिचान नहुने, धेरैवटा मिटिङ्ग एकैसमय राख्ने र सहभागीहरु आत्तिने, बैठक पूर्ण नहुँदै सहभागी वाहिरिने, छलफल, निर्णय तथा कार्यान्वयनमा संवेदनशील नहुने ।

निर्णय निर्माणमा बैठकको भूमिका

कर्मचारीहरुले कार्यालयमा विविध कार्यको सिलसिलामा नीति निर्माण होस् वा दैनिक सेवा प्रवाह गर्ने प्रयोजनका लागि होस् निरन्तर रुपमा छलफल तथा समन्वय गरिरहनु पर्ने हुन्छ । जसको परिणामस्वरुप प्रायजसो बैठकमै समय बिताउनुपर्ने हुन्छ । बिना छलफल हतारमा गरिएको कुनै पनि निर्णय लाभदायी र उत्पादनमुखी हुदैन ।

हाम्रो जस्तो देश जहाँ कानूनहरु स्पष्ट छैनन्, जिम्मेवारीहरु स्पष्ट छैनन्, सबै कर्मचारीहरुलाई आफ्नो पद र शाखा अनुसारको स्पष्ट कार्यविवरण तोकिएको छैन यस्तो अवस्थामा जुनसुकै विषयमा एकल निर्णय लिनु अत्यन्तै संवेदनशील विषय हुन जान्छ । आफूले काम नगर्दा भन्दा त्यस्तो काम गर्दा बढी जोखिम छ । जुनसुकै काम पनि सप्रिएमा संगठनलाई अझ भनौ समग्र देशलाई नै फाइदा हुने तर काम विग्रिएको खण्डमा निर्णयकर्ता व्यक्तिलाई हानी हुनै अवस्था छ । यस्तो कार्यावस्था र कार्यसंस्कार भएको हाम्रो कर्मचारीतन्त्रमा सकेसम्म जटिल निर्णयहरु बैठकबाटै गर्नु उपयुक्त देखिन्छ । निर्णय निर्माणमा बैठकले खेल्ने भूमिकालाई बुँदागतरुपमा यसरी प्रष्ट पार्न सकिन्छ ।

• जटिल समस्याको समाधानमा उचित निर्णय लिन,
• उत्पादनमुखी र परिष्कृत निर्णय निर्माणका लागि,
• निर्णयमा व्यक्तिगत स्वार्थ हावी हुन नदिन,
• निर्णयकै कारण भविष्यमा निर्णयकर्तालाई हुनसक्ने हानी कम गर्न,
• कुशल निर्णय गरी स्वभाविक खालका नीति नियम निर्माण गर्न र प्रभावकारी सेवा वितरण गर्न ।

 माइन्युट लेखन

कुनै पनि विषयमा बैठक/मिटिङ्ग सञ्चालन भइसकेपश्चात् त्यसको मूख्य एजेण्डा, बैठकको निर्णयहरु, उपस्थित पदाधिकारीहरुको विवरण सहितको लिखितम बैठकमा उपस्थित सम्पूर्ण व्यक्तिले प्रमाणित गरी अभिलेखाङ्कन गरिने लिखित अभिव्यक्ति नै माइन्यूट हो ।

कुनै पनि बैठकमा भएका निर्णयहरुलाई निर्णय पुस्तिकामा लेख्नुपर्दछ । निर्णय पुस्तिकालाई अङ्ग्रेजीमा माइन्यूट बुक भनिन्छ । निर्णयलाइ माइन्यूट गर्नुभन्दा पहिला खेस्रा तयार गरेर सबैलाई सुनाउनु पर्दछ र सबैको सहमतिमा मात्र माइन्यूटमा लेख्नु पर्दछ ।यसो गर्दा माइन्यूट सफा र व्यवस्थित हुन्छ ।

माइन्यूटको नमूना :

आज मिति २०७६ साल जेठ महिनाको २७ गते सोमबार दिनको ठीक १:०० बजे, आन्तरिक मामिला तथा कानून मन्त्रालय, गण्डकी प्रदेशका सचिव श्रीमान् मनोहर प्रसाद खनालको अध्यक्षतामा आन्तरिक मामिला तथा कानून मन्त्रालयको आ.व.२०७६/७७ को लागि विनियोजन गरिएको बजेट सम्बन्धमा छलफल गर्न मन्त्रालयको बैठक कक्षमा आयोजित बैठक निम्न सहभागीहरुको उपस्थितिमा निम्न बमोजिमको एजेण्डाहरुमा छलफल गरी निम्नानूसारका निर्णयहरु गरियो ।

उपस्थिति

छलफलका एजेण्डाहरु

१………….. गर्ने

२…………. गर्ने

निर्णयहरु

१………..गर्ने निर्णय गरियो ।