अभिलेख व्यवस्थापनको परिचय, उद्देश्य, आवश्यकता र महत्व – “खरिदार विशेष”

अभिलेखः

Record is a formal writing of any facts of information that created for possible future use.

कार्यसम्पादनको सिलसिलामा सिर्जना भएका, भविष्यमा प्रयोगमा ल्याउन सकिने तथा प्रमाणका रुपमा रहने, तथ्य वा सूचनाहरुको औपचारिक लेखोटलाई अभिलेख भनिन्छ ।

सबै प्रकारका सूचनामूलक दस्तावेजहरु, जसका कानूनी आधारहरु हुन्छन् र जो निर्णय प्रक्रियामा उपयोगी हुन सक्छन्, तिनैलाई अभिलेख भनिन्छ । जस्तैः पुस्तक, कागजात, नक्सा, ध्वनी, संकेत, फिल्म, भिडियो, कम्प्युटीकृत कपी आदि । अभिलेख लिखित, सांकेतिक र रेकर्डेड हुनसक्छ । यो श्रव्य-दृश्य पनि हुन सक्छ।

अभिलेख व्यवस्थापनः

कार्यालयमा सिर्जना भएका वा प्राप्त भएका चिठ्ठी पत्र, फिल्म भिडियो, कागजात आदिलाई तिनको विषय, प्रकृति, समय, र महत्वका आधारमा सङ्कलन, वर्गीकरण, प्राथमिकीकरण गरी व्यवस्थित गर्ने कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ । अभिलेख प्राप्ती र सिर्जनादेखि आवश्यक कागजातलाई व्यवस्थित रुपमा राख्ने र अनावश्यक कागजातलाई धुल्याउने सम्मका सम्पूर्ण कार्यहरुको समष्टि अभिलेख व्यवस्थापन हो ।

अभिलेख व्यवस्थापनको शुरुवात बाह्य कार्यालय तथा स्रोतबाट प्राप्त सूचना तथा चिठ्ठी पत्रको दर्ताबाट हुन्छ । दर्ताले अभिलेख व्यवस्थापनको आधारको रुपमा कार्य गर्दछ । त्यस्तै, कार्य सम्पन्‍न भएका विवरण वा अन्य कार्यालय तथा क्षेत्रमा पठाइएका सूचीबद्ध अभिलेख चलानीको माध्यमबाट गरिन्छ ।

उत्पादन भएका कागजात तथा सूचना अभिलेखलाई व्यवस्थित रुपमा फाइलिङ्ग गरेर दराज, र्‍याक वा अन्य सजिलै र सबैले देख्न र पाउन सक्ने स्थानमा राखिन्छ । अभिलेखलाई हाल कम्प्युटरमा राख्ने प्रचलन रहेको छ ।

यसरी कार्यालयमा ‍कार्य सम्पादनका सिलसिलामा उत्पादन तथा सिर्जना भएका वा अन्यत्रबाट प्राप्त भएका लिखत, कागजात, प्रमाण तथा निर्णयहरु व्यवस्थित, सुरक्षित र भविष्यमा चाहिएको बखत सजिलै भेट्न सकिने गरी राख्ने कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ ।

अभिलेख व्यवस्थापनका विधि/तरिकाः

• फाइलिङ
• प्रतिवेदन तथा रजिस्टर
• माइक्रो फिल्म
• संग्रहालय, अभिलेखालय
• वेब पेज
• कम्प्युटर

 अभिलेखका प्रकारहरुः

• अति महत्वपूर्णः कहिल्यै पनि नष्ट नगरिने कागजात । Never replaced and destroyed. सन्धि, सम्झौता, नक्सा, सीमाना सम्बन्धी कागजात । शान्ती सुरक्षा, हातहतियार सम्बन्धी कागजात । अदालती फैसलाहरु।
• महत्वपूर्ण अभिलेखः १० देखि २० वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने कागजात । निश्चित समयसम्म राख्नुपर्ने, हस्तान्तरण गर्नुपर्ने सूचना, खरिद, ठेक्कापट्टा, महत्वपूर्ण प्रतिवेदन ।
• उपयोगी अभिलेखः १ देखि १० वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने परिपत्र, निर्देशन, बिल, भरपाई, विजक, लेखापरीक्षण आदि ।
• अनावश्यक अभिलेखः समान्यतया १ वर्षसम्म सुरक्षित राख्नुपर्ने । भविष्यमा कुनै पनि मूल्य नभएका कागजातहरु, सामान्य निर्देशन, विदाका फाराम, निमन्त्रणा कार्ड, शुभकामना कार्ड आदि ।

 असल अभिलेख कस्तो हुनुपर्छ ?

Specific, Updated, Reliable, Precise, Relevant, Informative, Spontaneous, Evidential, Scientific

• अभिलेख विशिष्ट हुनुपर्छ ।
• समय समयमा अद्यावधिक गरिएको हुनुपर्छ ।
• भरपर्दो तथा विश्वसनिय हुनुपर्छ ।
• समय सान्दर्भिक हुनुपर्छ ।
• संक्षिप्त हुनुपर्छ ।
• सूचनामूलक हुनुपर्छ ।
• प्रमाणको रुपमा प्रयोग गर्न सकिने हुनुपर्छ ।
• अभिलेख स्वाभाविक हुनुपर्छ । असम्भव हुनुहुँदैन ।
• विषय र महत्वको आधारमा वर्गीकृत हुनुपर्छ ।
• खोजेको समयमा सजिलै पाइने हुनुपर्छ ।
• कम खर्चिलो, वैज्ञानिक तथा आधुनिक रुपमा व्यवस्थापन गरिएको ।
• विद्युतीय वा डिजिटल माध्यमको प्रयोग भएको ।

अभिलेख व्यवस्थापन चक्रः

कार्यालयमा अभिलेखको उत्पादन, सिर्जना तथा प्राप्ती, प्राथमिकीकरण, वर्गीकरण र प्रशोधन देखि आवश्यक कागजातको सुरक्षित व्यवस्थापन र अनावश्यक कागजातको धुल्याई गर्ने सम्मको समष्टिगत प्रक्रियालाई अभिलेख व्यवस्थापन चक्र भनिन्छ ।

Creation, Administration, Retention  and Disposal ( CARD)

• अभिलेख सिर्जना
• अभिलेखको वर्गीकरण, प्राथमिकीकरण र प्रयोग
• अभिलेखको उचित भण्डारण
• अभिलेखको प्रवाह
• अनावश्यक सूचना र तथ्यांक धुल्याउने

 कार्यालयमा अभिलेख व्यवस्थापनको आवश्यकता/महत्व/फाइदाः

• कार्यालयका सिर्जना भएका तथा अन्यत्रबाट प्राप्त भएका कागजात, प्रमाण, लिखत, तथा निर्णयहरुलाई तिनको महत्व, प्रकृति तथा आवश्यकताका आधारमा वर्गीकरण र प्राथमिकीकरण गरी सुरक्षित रुपमा राख्न।
• कार्यालयको दैनिक प्रशासनिक कार्यमा सरलता ल्याई कार्यबोझ घटाउन ।
• अभिलेखको वैज्ञानिक व्यवस्थापन ।
• अभिलेख खोजीमा लाग्ने समय, लागत, र स्थान घटाउन ।
• संस्थागत संस्मरणका लागि अभिलेखलाई भविष्यसम्म सुरक्षित राख्न । प्रमाणिकताको सुरक्षा गर्न ।
• अनावश्यक कागजातहरुलाई समयमै धुल्याउन ।
• आवश्यक नीति तर्जुमा, कार्यान्वयन, विश्लेषण गर्न तथा कार्यान्वयन र मूल्याङ्कनमा आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउन ।
• नीति र निर्णय प्रक्रियालाई सरल, सहज, एकरुप र प्रभावकारी बनाउन ।
• संगठनको विगतको अभ्यास तथा कार्य प्रगतिको जानकारी हासिल गर्न ।
• समय व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउँछ ।
• सूचनाको भरपर्दो स्रोत । सरोकारवालको सूचनामा पहुँच र पार्दर्शिता गर्दै सूचनाको अधिकारको प्रवर्द्धन गर्छ।
• अध्ययन अनुसन्धानको लागि सूचना उपलब्ध गराउँछ ।
• कार्यालयको रुपाङ्कन सुन्दर, आकर्षक तथा व्यवस्थित हुन्छ ।

अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धमा नेपालमा भएका व्यवस्थाः

संवैधानिक तथा कानूनी

• सूचनाको हक
• सूचनाको हक सम्बन्धी कानून, २०६४ तथा नियमावली ।
• सरकारी कागजात धुल्याउने नियमावली, २०२७

संस्थागत

• केन्द्रिय तथ्याङ्क विभाग
• स्वास्थ्य तथा जनसंख्या मन्त्रालय
• निजामता/प्रहरी/सैनिक/शिक्षक किताबखाना
• राष्ट्रिय अभिलेखालय
• वित्तीय अभिलेखः महालेखा परीक्षक, महालेखा नियन्त्रकको कार्यालय, आन्तरिक राजस्व कार्यालयहरु
• भूमिसम्बन्धी अभिलेखः मालपोत कार्यालयहरु, नापी कार्यालयहरु, भूमिव्यवस्था मन्त्रालय
• कानूनी अभिलेखः सर्वोँच्च अदालत, उच्च अदालत, जिल्ला अदालत, महान्यायाधिवक्तको कार्यालय, कानून मन्त्रालय
• कुटनीतिक नियोग सम्बन्धीः परराष्ट्र, रक्षा मन्त्रालय
• पुरातात्त्विक अभिलेखः राष्ट्रिय अभिलेखालय, पुरातत्व विभाग, पर्यटन मन्त्रालय
• आर्थिक अभिलेखः अर्थ मन्त्रालय, वाणिज्य तथा आपूर्ति मन्त्रालय, व्यापार तथा निकासी प्रवर्द्धन केन्द्र
• विभिन्न विषयगत मन्त्रालयहरु, तथा कार्यालयहरु ।

नेपालमा अभिलेख व्यवस्थापनमा देखापरेका समस्याहरुः

•  भौतिक संरचनको अपर्याप्तता ।
• कार्यालयमा अभिलेख भण्डारण र सुरक्षाको उचित प्रबन्ध गर्न नसकिनु । फलस्वरुप धमीरा, कीरा , पानी र आगलागीबाट अभिलेख नष्ट हुने गरेको ।
• परम्परागत शैलीमा अभिलेख व्यवस्थापन गरिनु ।
• अभिलेख व्यवस्थापन सम्बन्धी ज्ञानको कमी रहनु ।
• अभिलेख व्यवस्थापनको लागि पर्याप्त स्रोत साधनको कमी ।
• अभिलेखको आवश्यकता र महत्वका आधारमा वर्गीकरण र प्राथमिकीकरण गरी समय-समयमा अद्यावधिक नगरिनु ।
• सूचना लुकाउने तथा दुरुपयोग गर्ने प्रवृत्ति । महाशाखा, शाखा र फाँटहरुबीच समन्वयको कमीले अभिलेख हराउने गरेको । कर्मचारीहरुले अभिलेख प्रयोग गरी यथास्थानमा नराख्ने ।
• पूर्ण रुपमा IT based छैन । भएको ठाउँमा पनि फेरि कागज र ढड्डाको प्रयोग नरोकिनु ।
• निश्चित विधि, मापदण्डको आधारमा अभिलेख नराखिनु ।
• अभिलेख व्यवस्थापन राष्ट्रिय प्राथमिकताको विषय बन्न नसकेको ।

   समस्याहरुको निकास के हुनसक्छ ?

• कार्यालयले प्रदान गर्ने सेवा, सेवाग्राहीको चाप, कर्मचारीको संख्यालाई सहज रुपमा धान्न सक्ने भौतिक संरचनाको व्यवस्था गर्ने ।
• वैज्ञानिक विधि तथा मापदण्डका आधारमा अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने । जसको लागि सम्बन्धित कर्मचारीलाई जिम्मेवारी तोकी तालिम तथा प्रशिक्षण प्रदान दिने ।
• सार्वजनिक प्रशासनमा अभिलेख व्यवस्थापनलाई वैज्ञानिक, व्यवस्थित, मितव्ययी र प्रभावकारी बनाउन अभिलेख व्यवस्थापक/स्टोर किपरको पद सिर्जना गरी सोही बमोजिमको पाठ्यक्रमको निर्माण गरी प्रतिस्पर्धात्मक परीक्षाको माध्यमले दक्ष जनशक्ति भित्र्याउने ।
• हरेक कार्यालयमा व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको विकास गर्ने ।
• अभिलेख व्यवस्थापनको लागि पर्याप्त स्रोत साधन तथा बजेटको व्यवस्था गर्ने ।
• अभिलेखको समय समयमा निरीक्षण गरी सुरक्षामा जोड दिने ।
• सम्बद्ध निकायहरुबीच Networking गर्ने ।
• फारामहरुलाई परिमार्जन गरी Electronised गर्ने ।
• दीर्घकालीन महत्वका अभिलेखहरुको प्रतिवेदन तयार गरी प्रकाशन गर्ने ।
• राष्ट्रिय अभिलेखायलाई व्यवस्थित, सुदृढ र आधुनिक बनाउने ।
• सूचना केन्द्रहरुको स्थापना गर्ने ।

नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा अभिलेखको वर्गीकरणः सरकारी कागजात धुल्याउने ऐन, २०२७ ले गरेको व्यवस्था

१. अति महत्वपूर्ण अभिलेखः

• कहिल्यै धुल्याउन नहुने वा नष्ट नगरिने अभिलेखहरु ।
• वैदेशिक सन्धि सम्झौता ।
• देशको नक्सा र सीमा सम्बन्धी कागजात ।
• अदालती फैसला । लालमोहर लागेका कागजात ।
• मन्त्रिपरिषदका निर्णयहरु ।

२. महत्वपूर्ण अभिलेखः

• निश्चित अवधि १० देखि २० वर्षसम्म राख्नुपर्ने ।
• वित्तीय विवरण, ठेक्कापट्टा सम्बन्धी कागजात ।
• बोलपत्र सम्बन्धी ।
• राहदानी मूल किताब ।

३. उपयोगी अभिलेख

• १ देखि १० वर्षसम्म राखिने ।
• दैनिक कार्यसञ्चालनमा पत्राचार गरिएका कागजपत्रहरु ।
• वार्षिक प्रतिवेदन, बिल, भर्पाई ।

४. अनावश्यक/साधारण अभिलेख

• भविष्यमा खासै महत्व नराख्ने ।
• सामान्यतया १ वर्षपछि धुल्याउन सकिने ।
• ऐन, नियम, आदेश, सूचनाको मस्यौदा पत्र र सो तयार गर्दा गरिएका लेखापढी, निमन्त्रणा कार्ड, शुभकामना कार्ड
• दैनिक तथा मासिक प्रतिवेदनहरु
• विदा फारामहरु आदि ।